#31 – Las 10 claves de las personas altamente efectivas con Javier Carril

En esta sesión se va a analizar el tema: “Las 10 claves de las personas altamente efectivas” en donde se podrá aplicar las claves en las actividades que realiza una persona para ir mejorando en sus objetivos que se ha planteado en un largo periodo que se haya programado. 

Hoy en día las personas se mantienen ocupadas haciendo muchas cosas, pero en el fondo esas cosas no aportan demasiado valor a su vida, a su bienestar, a su rendimiento, el problema es que las cosas verdaderamente importantes son complicadas, requieren disciplina, constancia, entonces las personas prefieren posponer o evitar para así no tener que salir de su zona de confort. 

Es entonces que debemos ordenar nuestras actividades y poner en una balanza cuáles son las más importantes, es decir analizar y escoger las que nos brinde un mayor beneficio en nuestras vidas permitiéndonos generar un mayor rendimiento en nuestro día a día.

La primera clave uno es no intentar hacerlo todo, no tratar de abarcar de un solo golpe todo para poder realizarlo, es decir las personas altamente efectivas no intentan hacerlo todo en un día en una semana o en un mes ya que es imposible, entonces la persona de éxito lo que hacen es centrarse en las cosas importantes y críticas, para su bienestar y rendimiento, por eso se debe focalizar y tener un esquema para saber cuales son las fases de la eficiencia. Las 5 fases de la eficiencia son: Márcate objetivos claros y concretos, Define tareas y acciones para lograr los objetivos, define prioridades, Planifica y programa en agenda las tareas y acciones en función de las prioridades y ejecuta las tareas y acciones de tu planificación.

La segunda clave es márcate objetivos bien definidos a corto y a largo plazo, es difícil tener un rumbo si no sabemos a dónde queremos ir, es por eso siempre plantear un objetivo a largo plazo como mínimo a 10 años de preferencia, ya que esto nos permitirá tener una meta sustanciosa que nos beneficie al momento de culminarla, no importa que tan difícil sea el objetivo que se ha planteado, lo fundamental es cómo vamos a cumplirlo y que tanto esfuerzo con tiempo invertido nos llegará a costar para poder alcanzarlo, en lo cual debemos formularnos la pregunta que si el esfuerzo que estamos realizando es mayor al tiempo y esfuerzo invertido para culminar dicho objetivo.

La tercera clase es dedicar un 30% de tu tiempo a lo importante y no urgente, habitualmente confundimos lo que es urgente, lo que es importante y pensamos muchas veces que lo urgente es importante simplemente porque nos están presionando, lo importante es aquello que nos va a ofrecer beneficios a largo plazo en base a esos objetivos que se ha marcado a largo plazo, es decir cualquier tarea, cualquier decisión, cualquier acción que contribuya a avanzar a esos objetivos que me he llegado a marcar a largo plazo es importante, sin embargo es normal hoy en día que las personas o profesionales presten más atención en lo urgente que seria el corto plazo, es fundamental tener en cuenta de las tareas y acciones que son importantes pero que nadie nos presiona y así poder ver cuales requieren de nuestra presencia para ser resueltos. Un factor clave que indica Dwight D. ex presidente de EE.UU. es que lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante.

La cuarta clave es dedicar 10 minutos todo los días a planificarse, en donde la gente no se planifica, no dedica ni un tiempo en el día para poder poner orden y así tiene más flexibilidad en sus actividades, como beneficio nos va a dar mucho orden mental, mucha claridad en la toma de decisiones, una mentalidad mucho más abiertas para la toma de decisiones y tener una mejor firmeza en nuestras actitudes, otra cualidad tener una lista de tarea relacionada con nuestras actividades, cuando se vaya a realizar una planificación no solo se debe pensar en ir organizando en lo que se realizará en el día, sino también lo que se va a realizar en el transcurso de la semana y hasta como se puede proyectar la planificación mensualmente generando la lista de actividades por un periodo estimado, por otro lado como primer lugar es necesario tener iniciativa es «tomar un tarea para realizarla» y aceptar con facilidad y de forma frecuente las demandas que se nos presentan. 

También significa proponer cosas nuevas, tener ideas y, más que eso, hablar de ellas y estimular la toma de decisiones. Esta es una característica fundamental de quien es proactivo, de cómo poder tomar la iniciativa al momento de ejercer una acción o comenzar una actividad, por eso ser proactivo es la unión de varias actitudes: una de ellas es, precisamente la iniciativa, sin embargo, no es posible resumir el concepto en una sola característica.

La quinta clave es contar con los imprevistos y usa la agenda, normalmente cuando planificamos somos demasiados optimistas, y solemos planificar básicamente cubriendo todo el ámbito, el día o la semana, vivimos en un mundo con constante cambio en el cual todo es variable por eso la planificación podría variar, es por eso que hay que contar y tener en claro los imprevistos ya que puede ser parte de nuestro cronograma, lo bueno es que la agenda nos va ayudar a guiarnos ya que siendo una herramienta sumamente importante y esencial para poder tener una buena eficiencia. 

Por otro lado es necesario marcarse dos objetivos esenciales, pequeños, alcanzables, dándole prioridad a cada uno de esos objetivos cortos y poder ejecutarlo, porque llegando al final del día si no se lo ha realizado, la persona puede llegar a frustrarse dejándose llevar por otras urgencias. 

Una cualidad importante que deben tener las personas es la proactividad que se refiere a la actitud que asumen ciertas personas para atender a situaciones o tareas que precisan de ser controladas, una gestión responsable y de una alta capacidad de respuesta. 

Mientras en el campo laboral y organizacional, el término de proactividad es muy empleado y valorado, especialmente porque se trata de la actitud que se busca y espera por parte de los trabajadores, que sean activos, tengan una alta capacidad de respuesta, iniciativa y disposición ante cualquier circunstancia.

La sexta clave es evitar la dispersión, la tecnología es de gran ayuda hoy en día para realizar un sin número de actividades, pero sin embargo si no la manejamos bien se convierte en nuestro peor enemigo, ya que nos distrae y dispersa muchísimo haciéndonos perder demasiado tiempo del que no somos realmente consciente, y esto se puede convertir en un obstáculo para el desarrollo de nuestras actividades, hay herramientas, una es la auditoría de tiempo que es registrar en una semana el tiempo que se dedica a la tecnología en base cuánto tiempo se le dedica a la tecnología, que seria las redes sociales, los videos, entre otros, y a final de cuenta se lo suma y se verá el resultado de la cantidad de tiempo que perdemos. 

Otra herramienta es mindfulness es un entrenamiento mental para hacer más consciente del momento presente, se trata de abarcar la mayor atención en lo más importante desechando las cosas que nos distraen.

La séptima clave es evitar multitarea, está demostrado en muchos estudios científicos que es ineficiente totalmente, perdemos muchos tiempos y además no damos lo mejor para nosotros mismos, por eso es mejor sacar menos acciones y tareas con calidad. Hoy en día, dada la multiplicidad de procesos y tareas que deben realizarse tanto en ámbitos laborales como de negocios y hasta cotidianos, los procesadores deben disponer de capacidades más complejas y avanzadas para permitir la ejecución de distintas acciones que la persona se desee plantear.

La octava clave es aprender a decir que no, las personas altamente efectivas aprenden a decir no y desarrollar lo que es la asertividad, esto se basa en aprender a decir que no y establecer tus propios límites no es sencillo pero, aunque te cause ansiedad o malestar, debes aprender a hacerlo si quieres mejorar tus relaciones personales y sentirte bien contigo mismo.

Aunque pueda parecer sencillo dejar que estas dos letras salgan de tu boca, no a todo el mundo le resulta fácil dar un no por respuesta. Es normal que la persona acepte la ansiedad como parte del proceso. Es normal que te pongas nervioso o te sientas incómodo a la hora de decir que no, pero no sucumbas a este malestar diciendo que sí y tratando de quitarte el problema de encima cuanto antes, porque así solo conseguirás diferir una situación indeseada, pero no resolverla.

La novena clave es tragarse primero los sapos y no procrastines, se basa en abordar las cosas difíciles, las tareas que nos dan miedo, es decir nos plantea que debemos realizar en primer lugar las cosas difíciles y evitando la famosa procrastinación que se refiere a evitar las tareas que son más complejas, en esconderse y dejarlas pasar pero llegará a un momento que se tocara hacerles frente, la gestión emocional es importante para abordar esas tareas difíciles, porque muchas veces nos da miedo a algo nuevo y complicado, pero en esos casos necesitaremos valor y firmeza en nuestras decisiones.

La décima clave es Marcar objetivos kaizen a corto plazo y cúmplelos, tiene que ver con una metodología de origen japonés, aquí se basa en marcarse pequeños objetivos a corto plazo incluidos objetivos diarios, el kaizen se refiere a pequeños cambios, pequeñas decisiones, también se lo conoce como mejoras continuas y la base de la metodología kaizen es que no puede pasar un solo día sin que algo haya mejorado.